Hjem » Det kan ikke siges for ofte: Skriv regninger hver uge

Det kan ikke siges for ofte: Skriv regninger hver uge

Tophistorie fra DM&E Magasinet

Kodeordet på kontoret er struktur og systemer, og måske skal du bare erkende, at andre er bedre til det end dig selv efter fyraften.

At drive en virksomhed, som i dette forum vil være en maskinstation, entreprenørforretning eller en skoventreprenør, kræver dygtighed, fokus og passion for at det lykkes. Der er to dele ved at drive forretning (mindst). Der er driften af forretningen med driftsledelse, salgsopgaver, personalehåndtering, nye arbejdsopgaver osv., og så er der også administrationen, hvor resultatet af ovenstående aktiviteter ender og skal håndteres. Indehaveren af virksomheden skal være ærlig over for sig selv om, hvor vedkommendes interesse eller evner ligger.

Er du bedst i marken?

Vi menneskers kompetencer ligger forskellige steder, og vi skal placeres det rigtige sted i virksomheden for at tilføre denne mest muligt i den tid, vi er på arbejde. Er man mest til det praktiske arbejde ude i ’marken’, er det ikke sikkert, at der er lyst eller tid til de administrative opgaver, når man kommer hjem efter en lang arbejdsdag. Det er måske heller ikke den optimale måde at løse det på, hvis det skal foregå om aftenen eller i weekenderne. Ansættelse af personale til at varetage den administrative del kan gøres på flere måder. Virksomhedens størrelse spiller selvfølgelig ind. Er der opgaver til ansættelse på fuld tid, deltid, eller skal man benytte sig af en freelance-bogholder på regning til at løse opgaven?

Få system med deadlines

Når man snakker administration, er der to ting, der er et must – det er struktur og systemer. Det er afgørende for, at det fungerer i det daglige, og at man får løst de opgaver rettidigt, der skal løses. Først og fremmest er det en god idé at sætte sig ned og tænke den administrative cyklus igennem og få det sat ned på et stykke papir, som vi har vist på side 14. Er der flere om opgaverne, fordeles de, så hver især ved, hvad de har ansvaret for. De opgaver, der er vigtige deadlines på, kan man med fordel lægge ind i sin smartphone under ’påmindelser’ og få dem gentaget hver 14. dag eller måned – eller hvornår det nu er aktuelt. I samarbejde med revisor skal der udarbejdes et budget årligt. Det giver overblik over de forventninger, man har til driften i de næste 12 måneder, man kan se de udsving, der er på ens driftskredit, og det kapitalbehov, der er brug for, og som ens kreditgivere skal forholde sig til og gerne bevilge, så der er den likviditet, der er behov for, når den skal bruges. Derfor siger jeg igen – og det kan ikke siges for ofte – få kunderne faktureret mindst én gang om ugen, for det er med til at give virksomheden et sundt cash-flow og styrker likviditeten.

Holder budgettet hver måned?

At få lavet et budget er én ting. Den spændende opgave er, hvordan den faktiske drift arter sig i forhold til det budget, der er lagt. Der kan jo komme mange udefrakommende påvirkninger såsom vejret, energipriserne, finansielle omkostninger maskinnedbrud og så videre. Derfor er det vigtigt, at der en gang om måneden bliver lavet en budgetopfølgning/nøgletal således, at man ved, om man er på rette vej – eller der er noget, der skal justeres. Jo før man er opmærksom på de udsving, jo før er der mulighed for at agere på dem i driften eller i form af ændret likviditets behov.

Åbenhed for banken

Hvis der bliver brug for tilretning af financeringen, er det vigtigt, at ens pengeinstitut ved, hvad der sker i virksomheden, så ved at fremsende balancer hver måned eller hvert kvartal, er de altid informeret om, hvad der sker i virksomheden. I ovenstående artikel er jeg kommet ind på nogle af de metoder, jeg benytter mig af for at holde styr på tal og tanker i en virksomhed. Emnet er næsten uudtømmeligt, og man finder hver især den måde, man synes det fungerer bedst på i sin virksomhed. En ting, der ikke kan sættes spørgsmålstegn ved, når vi snakker om at få styr på kontoret, det er struktur og systemer

Om Arne

  • 64-årige Arne Brinkmann er selvstændig bogholder i Hjallerup med firmaet Brinkmann Administration.
  • Oprindelig uddannet landmand. Har selv drevet maskinstation og arbejdet i administrationen på en maskinstation/entreprenør.
  • Har flere kunder blandt DM&E’s medlemsvirksomheder.

Kontakt os

Få et hurtigt overblik over de fordele, du har glæde af som medlem af DM&E.