Skrevet af entreprenørkonsulent Annett Bundgaard Lassen og skovkonsulent Tor Albrechtsen.
Offentlige kontrakter er som regel bygget op over standardvilkår, som de fleste entreprenører kender. Det, der i stigende grad kræver opmærksomhed, er de mange bilag, erklæringer og dokumentationskrav, som følger med kontrakterne.
Hvor det tidligere ofte var nok at underskrive en tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige, ser vi nu flere og mere omfattende erklæringer. De handler blandt andet om miljøforhold, arbejdsforhold, certificeringer, kvalitetsstyring og internationale sanktioner.
Udviklingen betyder, at en større del af ansvaret flyttes over på entreprenøren. Når man underskriver en erklæring, forventes det, at man har sat sig ind i kravene og kan dokumentere, at de bliver overholdt. For store virksomheder er det ofte en del af hverdagen, men for mindre og mellemstore virksomheder kan det være svært at gennemskue både kravene og de risici, der følger med.
Et aktuelt eksempel er erklæringer om EU’s sanktioner mod Rusland. Flere offentlige ordregivere kræver nu, at virksomheder erklærer, at de ikke handler med eller samarbejder med russisk ejede virksomheder eller virksomheder, der medvirker til at omgå sanktionerne.
Her opstår et vigtigt spørgsmål: Hvor langt rækker entreprenørens undersøgelsespligt egentlig? Og hvordan dokumenterer man med rimelig sikkerhed ejerforhold og samarbejder hos virksomheder længere nede i leverandørkæden?
Det er derfor vigtigt at læse erklæringerne grundigt, inden de underskrives. Hvis kravene virker uklare eller urimelige, bør man bruge udbuddets spørgerunde til at få afklaring. Svarene bliver offentliggjort og kan skabe klarhed for alle tilbudsgivere.
Ved mere konkrete spørgsmål om bestemte leverandører, produkter eller samarbejdspartnere kan det være en fordel at kontakte de relevante myndigheder direkte. På den måde kan man få vejledning om de regler, man forventes at overholde og dermed ikke offentliggøre de elementer der er virksomhedens fortrolige oplysninger ved tilbudsgivning.
Budskabet er enkelt: Bilag og erklæringer er ikke længere bare papirarbejde og opslagsværker: De kan have stor betydning for det ansvar, virksomheden påtager sig, og derfor er det vigtigt at være opmærksom, inden der skrives under.
Se nyheder med samme emne
Klik på det emne du finder interessant og se andet spændende indhold
