​Den sidste tid er der kommet en del spørgsmål vedr. udbud og tilbud på telefonen her på kontoret. Og det har både handlet om store og små udbud.

​Måden at gå til opgaven på kan dog sagtens være den samme hver gang. Så snart udbudsmaterialet er modtaget, er det en god idé at danne sig et overblik. Allervigtigst er det at vide, om der er en dato for en besigtigelse, som er god at deltage i, hvornår der er frist for at stille spørgsmål, og hvornår tilbuddet skal afleveres.

Kend udbuddet og opgavens rammer

Derefter er det godt at vide, om det er en ren priskonkurrence, eller om tilbuddet bedømmes efter bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det er forskellige tilbud at udarbejde.

Hvad er så opgavens indhold? Måske er I allerede blevet forvarslet og kender lidt til indholdet. Hvis ikke, vil en sagsbeskrivelse, en almindelig orientering eller lignende typisk give et godt overblik over udbudsmaterialet og opgaven.

Læg mærke til, om I har modtaget alt det materiale, der er nævnt i sagsbeskrivelsen eller på en dokumentliste. Hvis ikke det hele er der, så gør udbyder opmærksom på det og få det manglende tilsendt.

Hvis I som entreprenør skal projektere noget af det udbudte, skal det fremgå tydeligt.

Gå udbudsmaterialet godt igennem – og helst inden spørgefristen! Hvis der er uklarheder i materialet, er det vigtigt at få spurgt til det inden spørgefristens udløb. Mangler der fx en angivelse af mængder, eller er forudsætningerne ikke på plads, så bed udbyder om at fastlægge, hvad tilbuddet skal regnes efter.

Det giver jer de bedste vilkår at byde under, og I slipper for diskussioner med jeres kunde efterfølgende.

​Hvad konkurreres der om?

​Nogle gange er udbuddet en ren priskonkurrence, og andre gange konkurrerer man på bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Ren priskonkurrence kender vi alle. Her vinder den, der afleverer det laveste tilbud, og her skal der kun afleveres en pris.

Når tilbuddet bedømmes efter bedste forhold mellem pris og kvalitet, skal der også afleveres en beskrivelse af det, som udbyder definerer som kvalitet. Det kan fx være en beskrivelse af, hvordan man arbejder bæredygtigt, hvordan samarbejdet med udbyder vil blive håndteret, hvordan organisationen er sammensat, eller måske hvordan kvaliteten sikres.

Her er det vigtigt at lægge mærke til, hvilke dokumenter der skal afleveres sammen med prisen, men det er også vigtigt at bemærke, hvad man bliver bedømt på. Som eksempel kan det være, at man skal vedlægge et eller flere CV’er for de medarbejdere, der tilknyttes opgaven. Når tilbuddet så bedømmes, vil der blive lagt vægt på, at medarbejderen har relevant erfaring eller uddannelse. Medarbejdere og CV’er skal altså vælges med omhu.

Den type udbud er ofte mere tidskrævende at udfylde, og det kræver, at man kommer tidlig nok i gang med at skrive og samle oplysninger. Gem endelig det, der sendes afsted, så er der et godt afsæt næste gang. Det gælder også, hvis det er et EU-udbud, og I skal aflevere et ESPD.

Se nyheder med samme emne

Klik på det emne du finder interessant og se andet spændende indhold